Business Central Migration – 7 Erkenntnisse

Vor einem Jahr startete die IBO GmbH ihr Vorhaben, von ihrem derzeitigen On-Premise-ERP-System auf Microsoft Dynamics 365 Business Central zu migrieren. IBO war auf der Suche nach einem ERP-System, das skalierbar und anpassungsfähig ist und nur geringe oder keine Wartungskosten hat. Im Wesentlichen nach einer Lösung im Sinne des SaaS-Modells. Obwohl wir keine Erfahrung oder Schulungen in Dynamics Nav oder Business Central hatten, waren wir in der Lage, innerhalb von 6 Monaten auf das neue System zu migrieren und erfolgreich live zu gehen. Auf dem Weg dahin hatten wir ein paar Hürden zu überspringen. Wenn Sie überlegen auch diesen Weg zu gehen, teilen wir Ihnen gerne unsere 7 wesentlichen Lessons Learned mit.

1.   Extrahieren Sie alle Ihre Daten

Unser abgelöstes ERP-System enthielt jahrelange Daten, von denen viele als veraltet betrachtet werden konnten und keiner Aufbewahrungsfrist unterliegten. In der Anfangsphase der Migration versuchten wir einige der historischen Daten herauszufiltern, für die es augenscheinlich keine Verwendung mehr gab. Diese Entscheidung verursachte einige Probleme. Erstens wurde die Datenextraktion aufgrund der Beziehungen zwischen den Daten viel komplexer, als wir erwartet hatten. Zweitens schien es Nutzer zu geben , die auf die als Altdaten geltenden Daten noch zugreifen mussten.

Lessons Learned: Der Versuch, Daten während der Migration einzuschränken, verursachte einen unnötigen Zeitverlust und erhöhte Komplexität. Migrieren Sie einfach alles. Wenn Sie Bereinigungen vornehmen möchten, tun Sie dies im ERP.

2. Keine neue Funktionalität hinzufügen

Dies ist offensichtlich – erfordert aber Konsequenz. Sobald Sie anfangen, neue Funktionen hinzuzufügen, wird es immer komplexer zu bestimmen, ob Probleme aufgrund mangelnder Systemkenntnisse, aufgrund Problemen in den migrierten Daten oder aufgrund Ihrer eigenen neu hinzugefügten Funktionen auftreten. Vielleicht spüren Sie den Drang dazu neue Funktionalitäten hinzuzufügen. Widerstehen Sie! Migrieren Sie einfach Ihre ERP. Fügen Sie die Erweiterungen später hinzu.

Lessons Learned: Es mag sich wie der ideale Zeitpunkt anfühlen, aber das Hinzufügen neuer Funktionen wird nur unnötige Komplexität hinzufügen und den Migrationsprozess verlangsamen. Je länger die Migration dauert, desto schwieriger wird sie.

3. Mehr Zeit zur Anpassung an das neue System einplanen

Alle Daten wurden auf das neue ERP migriert. Man könnte meinen, dass Sie es richtig gemacht haben, aber nur die Power User werden es sicher wissen. Die Abbildung der Daten aus dem alten ERP auf Business Central erforderte ein wenig Iteration. Unser altes ERP-System war nicht mit einem Datenmodell-Handbuch ausgestattet. Es war somit manchmal schwierig sicher zu sein, dass wir die richtigen Informationen extrahiert und den richtigen Feldern im neuen System zugeordnet hatten. Kein Problem – dies können ja unsere Power User beantworten. Nur die hatten das Problem, dass sie mit Business Central noch nicht so vertraut waren. Das neue ERP-System zu erlernen und gleichzeitig die Daten zu validieren war eine Herausforderung. Am Ende hatten wir ein paar Dateninkonsistenzen, die nach der Migration korrigiert werden konnten. Glücklicherweise fügte Microsoft ein paar Tools hinzu, um diesen Prozess weniger schmerzhaft zu gestalten, als er hätte sein können.

Lessons Learned: Belasten Sie Ihre Mitarbeiter nicht zu sehr mit der Validierung der Daten. Der Aufwand für das Erlernen eines neuen ERP-Systems kann ziemlich überwältigend sein. Wenn Sie dies tun, müssen Sie mehr Zeit für die Anpassung an das neue System einplanen.

4. Unterschied der Rechte in Sandbox und Produktivsystem prüfen

Business Central verfügt über eine großartige Funktion, mit der Sie drei Sandbox-Umgebungen entweder als neue Instanzen oder als Kopie Ihres Produktivsystems erstellen können. Dies eignet sich hervorragend für Entwicklung, Test und Schulung. Wir haben die Sandbox-Umgebung verwendet, um unsere Datenmigration zu testen und verschiedene Konfigurationsszenarien durchzuführen. Aber es gibt einen Haken. Die Sandbox verleiht Ihnen unbegrenzte Kräfte. Alles ist möglich. Am Tag der Migration traf uns dies schwer. Es stellte sich heraus, dass nicht alle Tabellen im Produktivsystem einen direkten Zugriff erlauben und wir einige Daten nicht direkt importieren konnten. Wir haben schließlich eine Lösung gefunden, aber sie war nahe daran, die gesamte Migration zu blockieren.

Lessons Learned: Im Produktivsystem von Business Central haben Sie keinen direkten Zugriff auf bestimmte Tabellen. Prüfen Sie am besten, ob Sie Daten in alle Zieltabellen für Ihre Migration einfügen können.

5. Erstellung der Berichtsvorlagen im Auge behalten

Die Erstellung der Berichtsvorlagen (Verkaufsaufträge, Einkaufsanfragen, Fertigungsaufträge, Registrierungsscheine etc.) war weitaus zeitaufwendiger, als wir zunächst angenommen hatten. Wir hatten über 80 Berichtsvorlagen zu migrieren. Angenommen wir könnten an einem 1/2 Tag eine Berichtsvorlage erstellen (dies ist sehr optimistisch), dann würde es alleine für die 80 Berichtsvorlagen zwei Monate dauern. Im Endeffekt dauerte es aber sehr viel länger. Business Central unterstützt zwei Arten von Berichtsvorlagen. Den veralteten Report Builder (RDLC) oder Microsoft Word. Wir erhielten den Rat, unsere Berichte mit RDLC zu erstellen. Dies war ein Fehler und kostete uns viel Zeit. RDLC ist klobig und teilweise schwierig in Business Central zu verwalten. Wenn Sie ein Experte für RDLC sind, haben Sie keine Probleme. Aber für Anfänger wie uns war es eine frustrierende Erfahrung. Als wir auf Word umgestiegen sind, hat sich unsere Produktivität um das 10-fache erhöht. Der einzige Nachteil ist, dass einige komplexe Berichtsfunktionen im Code und nicht in der Berichtsvorlage verwaltet werden müssen. Außerdem mussten wir einige Kompromisse eingehen. Aber wir haben die Arbeit erledigt und sind mit den Ergebnissen zufrieden.

Lessons Learned: Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Erstellung Ihrer Berichte. Sie werden viel länger brauchen, als Sie erwarten.

6. Anpassungen so einfach wie möglich halten

Wenn Sie bereits ein ERP im Einsatz haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine Anpassung dieses ERP-Systems an Ihre Geschäftsprozesse vorgenommen wurde. Microsoft hat in Business Central einen neuen Ansatz für die Anpassung gewählt, da der Quellcode nicht mehr modifizierbar ist, sondern der Code „erweitert“ wird (AL Code). Dies geschieht, um zukünftige Updates zu unterstützen und um Brüche durch kundenspezifische Änderungen zu verhindern. Es funktioniert, aber es fehlt die Flexibilität eines ERPs wie Dynamics Nav. Somit müssen einige Kompromisse eingegangen werden. Außerdem haben wir festgestellt, dass wir unsere Erweiterungen / Anpassungen instand setzen müssen, wenn Business Central aktualisiert wird. Das Erweiterungskonzept hat immer noch Anlaufschwierigkeiten, obwohl es mit jeder Aktualisierung besser wird.

Lessons Learned: AL steht noch am Anfang – wir empfehlen die Anpassungen so einfach wie möglich zu halten, da sonst mehr Aufwand entsteht, als Sie sowohl bei der Entwicklung als auch bei der Wartung der Anpassungen erwarten.

7. Einschränkungen durch die Cloud beachten

Business Central läuft in der Cloud (es gibt zwar auch eine On-Premise-Option) und ist über den Browser zugänglich. Beachten Sie, dass es einige Einschränkungen gibt:

• Sie haben keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Dies schränkt einige Aktionen ein, die Sie während des Migrationsprozesses ausführen können. Außerdem können Sie Daten nicht direkt manuell „reparieren“.
• Sie verfügen nicht über ein wiederherstellbares Backup (obwohl vor kurzem eine neue Funktion hinzugefügt wurde, um die Datenbank zu deponieren). Wenn Sie die Daten in Ihrem ERP-System zerstören, wird es schwierig sein, sie wiederherzustellen.
• Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, starren Sie nur auf einen leeren Bildschirm. Ja, dies ist uns passiert.

Lessons Learned: Machen Sie eine wöchentliche Kopie Ihrer Produktiv-Datenbank. Sollten Sie die Daten durcheinander bringen, können Sie zumindest auf SQL Server in Azure wiederherstellen und die Daten exportieren und importieren. Nutzen Sie einen zweiten Internet Provider.

Fazit

Wir sind zufrieden mit dem Wechsel zu Business Central. Es war die richtige Entscheidung. Wenn Sie daran denken, Ihr ERP-System aufzurüsten, ist Business Central einen Blick wert.