24.04.2020

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5 Key Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams

Microsoft Teams

5 Key-Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams auf Basis unserer gemachten Erfahrungen im industriellen Umfeld. Bereits Ende 2018 haben wir Microsoft Teams bei IBO mit Microsoft Office 365 eingeführt und seitdem einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter über alle Unternehmensbereiche geschaffen – von Kundenservice und Produktion bis hin zu HR und IT.

Die Vorteile liegen auf der Hand (https://news.microsoft.com/de-de/12-gruende-teams/) und können wir nach nun mehr 1 ½-jähriger Nutzungsphase nur bestätigen.

Wir funktionieren als Team und in Teams. Gut vernetzte Teamarbeit ist immer ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, noch mehr, wenn es um die Unternehmensführung in einer Krise geht. Ein sehr interessanter Artikel dazu findet sich bei McKinsey: https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/leadership-in-a-crisis-responding-to-the-coronavirus-outbreak-and-future-challenges.

Wir sind ständig dabei, Microsoft Teams weiter in unsere Prozesse zu integrieren und in unsere Cloud-Prozess-Lösungen zu integrieren.

Inhalt

  1. Kurzanleitung lesen, kommunizieren und bereits ins Onboarding einbauen
  2. Die „Drei Punkte“ (Weitere Aktionen) – Integration mit anderen Apps
  3. Die „Drei Punkte“ (Weitere Aktionen) während der Besprechung
  4. Voicemail konfigurieren
  5. Kalender zur Teilnahme an der Besprechung nutzen

Aus den bisher gemachten Erfahrungen mit Teams – anbei unsere aktuellen 5-Key-Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams:

5 Key Tipps: #1 Kurzanleitung lesen, kommunizieren und bereits ins Onboarding einbauen

Grundsätzlich ist Microsoft Teams selbsterklärend. Mitarbeiter aus allen Bereichen unseres Unternehmens konnten sich schnell in Microsoft Teams einfinden und es nutzen. Gerade die GIFs und Emojis helfen zu einer schnellen Akzeptanz im Unternehmen. Aber es geht ja mehr. Da gibt der von Microsoft bereitgestellte Quick Start Guide (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=2121307) einen guten Überblick. Wir haben diesen auch gleich ins Onboarding von neuen Mitarbeitern eingebaut, um diese so schnell wie möglich in die Teamkommunikation zu integrieren.

5 Key Tipps: #2 Die „Drei Punkte“ (Weitere Aktionen) neben dem Kanal haben es in sich – insbesondere für die Integration mit anderen Apps im Unternehmen

5 Key Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams - Tipp #2

Gerade die Kanalbenachrichtigungen sollten aktiviert werden, wenn man einem Kanal folgen will. Bei einem neuen Kanal ist dies automatisch deaktiviert und muss durch den Nutzer je Kanal aktiviert werden.

5 Key Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams - Tipp #2

5 Key Tipps: #3 Die „Drei Punkte“ (Weitere Aktionen) nutzen während der Besprechung – alle Möglichkeiten zum Handling des Chats / Online-Meetings

5 Key Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams - Tipp #3

Sehr zweckmäßig ist dabei die Nutzung des Hintergrundeffekts bei Calls aus dem Home-Office.

5 Key Tipps: #4 Voicemail konfigurieren

Die Voicemail kann über die Einstellungen konfiguriert werden.

5 Key Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams - Tipp #4

 

Abgerufen werden die Voicemails dann über das linke Microsoft Teams-Menü unter Anrufe.

Weitere Informationen zu Microsoft-Telefonielösungen findet sich hier: https://docs.microsoft.com/de-de/SkypeForBusiness/hybrid/msft-telephony-solutions.

5 Key Tipps: #5 Kalender nutzen für Besprechungseinladungen und für die Teilnahme an Besprechungen

5 Key Tipps für die Nutzung von Microsoft Teams - Tipp #6

 

Über den Kalender lassen sich schnell neue Besprechungen planen und versenden als auch an Besprechungen teilnehmen. Dies gilt auch für den Termin in Outlook. Man braucht nur auf den Link im Termin klicken.

Microsoft Teams

Viel Spaß bei der Teamkommunikation!

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